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Stellenbeschreibung

Die Ärztekammer Westfalen-Lippe ist die berufliche Standesvertretung der über 51.000 Ärztinnen und Ärzte in Westfalen-Lippe. Als Serviceeinrichtung für ihre Mitglieder mit Sitz in Münster nimmt die ÄKWL mit ihren rund 340 Beschäftigten sehr vielfältige Aufgaben wahr.

Das Ressort Fortbildung mit derzeit 67 Mitarbeitenden ist verantwortlich für die Anerkennung sämtlicher Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen im Kammergebiet und bietet mit der „Akademie für medizinische Fortbildung“ selbst ein umfangreiches Veranstaltungsangebot über die gesamte Breite der Medizin an. Das Angebot umfasst jährlich etwa 600 Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, die eine professionelle Organisation und Begleitung erfordern.

Wir suchen Sie als engagiertes Allround-Talent, das jederzeit den Überblick behält und sich da-für begeistert, dass kein Tag wie der andere ist, als

Leitung des Bereichs Mitarbeitenden-Support und Assistenz der Ressortleitung

Auf diese Aufgabenvielfalt im Ressort „Fortbildung“ können Sie sich freuen. Sie:

• leiten den Bereich Mitarbeitenden-Support mit derzeit drei Mitarbeitenden, der sachgebietsübergreifend vielfältige Aufgaben der Verwaltung übernimmt (unter anderem die Ver-waltung der Akademiemitgliedschaft und die Betreuung der Service-Hotline)
• übernehmen die Büroorganisation für das gesamte Ressort Fortbildung mit den klassischen Assistenzaufgaben (Termin- und Besprechungsmanagement, Reiseplanungen, allgemeine Post und Mailbearbeitung usw.) und erstellen Analysen, Statistiken, Präsentationen etc.
• koordinieren die ressortspezifischen Personalangelegenheiten wie Stellenausschreibungen, Vorstellungsgespräche, Einstellungen und Einsatzplanungen der geringfügig und kurzfristig Beschäftigten
• unterstützen die Ressortleitung in der Einhaltung des Stellenplans sowie der Bewertung von Stellen
• betreuen und begleiten die internen und externen Gremien
• unterstützen die Ressortleitung in strategischen Fragen und beteiligen sich damit aktiv an Entwicklungsprozessen des Ressorts

Darüber hinaus bringen Sie mit:

• mindestens eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit tätigkeitsspezifischer weitergehender Qualifikation oder ein einschlägiges (Hochschul)-Studium mit Bachelor-Abschluss sowie
• mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise in einem ähnlichen Tätigkeitschwerpunkt
• ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten, gute Englischkenntnisse sowie eine hohe Affinität zu modernen Kommunikationstechniken (Social Media)
• sehr gute Kenntnisse MS-Office, idealerweise Erfahrungen mit Statistikprogrammen
• eine ausgeprägte Serviceorientierung, gepaart mit einem freundlichen Auftreten und einer hohen Verbindlichkeit aufgrund der unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• aufgrund der Vertrauensstellung ausgeprägte Teamfähigkeit, soziale Kompetenz, bei gleichzeitig hoher Diskretion und Loyalität
• Freude an selbständiger Arbeit, Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Themen und Entwicklungen sowie der Optimierung von Arbeitsabläufen

Das können Sie von uns erwarten:

• eine kollegiale Arbeitsatmosphäre im Ressort und in der gesamten Kammer, gefördert zum Beispiel durch Teamveranstaltungen und betriebliche Gesundheitsförderung
• einen krisensicheren Arbeitsplatz mit einer vielfältigen Aufgabenstellung, um die Ressortleitung bei den anstehenden Aufgaben und Veränderungsprozessen zu unterstützen und zu entlasten
• eine leistungsgerechte Bezahlung nach TV-L (je nach persönlichen Voraussetzungen und Qualifikationen) sowie betriebliche Altersvorsorge
• Förderung der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung, zugeschnitten auf die an-stehenden Aufgaben
• ein strukturiertes Onboarding-Programm in einer ausgeprägten Willkommenskultur: Wir freuen uns auf Sie!
• gleitende Arbeitszeit, 30 Tage Urlaub im Jahr für die Balance von Arbeit und Freizeit
• moderne, ergonomische Arbeitsplätze und eine hauseigene, ausgezeichnete Kantine
• die Möglichkeit eines Jobrad-Leasing