Executive Assistant (m/w/d)

Spark + Sparkling ist Teil der TRIO Leuchten Gruppe und verantwortet als E-Commerce-Agentur digitale Themen und Projekte innerhalb der Unternehmensgruppe sowie für weitere Gesellschaften wie Setpoint und meine-wunschleuchte.de. Genau dieses dynamische Umfeld macht die Rolle besonders: Du arbeitest eng mit unserem CEO von Spark + Sparkling zusammen und bist eine zentrale Schnittstelle über verschiedene Unternehmen hinweg.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Dich als

Executive Assistant (m/w/d)

ab sofort und in Teilzeit für unseren Standort Arnsberg.

Was Dich erwartet

• Du bist die organisatorische und operative rechte Hand des CEOs und sorgst dafür, dass Themen, Projekte und Entscheidungen effizient vorangetrieben werden
• Du steuerst das Kalender- und Terminmanagement über mehrere Gesellschaften hinweg, priorisierst Anfragen und koordinierst interne sowie externe Termine
• Du bereitest Meetings professionell vor und nach, von Agenda und Briefings über Präsentationen bis hin zur Nachverfolgung aller vereinbarten Maßnahmen
• Du koordinierst bereichsübergreifende Projekte, hältst Fristen nach und stellst sicher, dass Informationen und Entscheidungen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen
• Du bereitest Kennzahlen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen auf und unterstützt die Geschäftsführung bei strategischen und operativen Fragestellungen
• Du unterstützt bei digitalen Projekten sowie Marketing- und E-Commerce-Themen, bringst KI-gestützte Arbeitsweisen ein und entwickelst Prozesse kontinuierlich weiter
• Du arbeitest eng mit dem CEO an strategischen Zukunftsthemen und unterstützt unter anderem bei der internationalen Expansion des Unternehmens

Was Du mitbringen solltest

• Erfahrung als Executive Assistant (m/w/d), Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) oder im Office Management, alternativ eine kaufmännische Tätigkeit mit engem Bezug zur Geschäftsführung
• Idealerweise Erfahrung im Online-Marketing, E-Commerce oder einer Digitalagentur. Du verstehst digitale Geschäftsmodelle, kennst relevante KPIs und kannst Zusammenhänge im Online-Business schnell erfassen
• Ausgeprägtes Interesse an KI-Anwendungen und modernen Technologien wie z. B. Claude
• Diskretion, Loyalität und ein professionelles Auftreten sind für dich selbstverständlich genauso wie eine sehr strukturierte, selbständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbes. Excel und Outlook, Erfahrung mit digitalen Projektmanagement- und Kollaborationstools ist von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Darauf kannst Du Dich freuen

• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO: Du übernimmst eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit kurzen Entscheidungswegen und viel Raum, eigene Ideen einzubringen
• Vielfältige Einblicke: Du arbeitest über mehrere Unternehmen und Beteiligungen hinweg, kein Tag ist wie der andere
• Flexibilität, die zu deinem Leben passt: Starte ab 25 Stunden pro Woche mit der Möglichkeit zur späteren Aufstockung. Wir arbeiten überwiegend vor Ort, mobiles Arbeiten ist bei uns ebenfalls möglich
• Arbeiten am Puls der Zeit: Moderne KI-Tools und digitale Workflows gehören bei uns zum Arbeitsalltag, wir fördern neue Ideen und kontinuierliche Prozessverbesserungen
• Unser Arbeitsklima: angenehmes und kollegiales Arbeitsklima mit Du-Kultur, flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.