Chefarztsekretariat (m/w/d) - Kinder- und Jugendpsychiatrie

In der Universitätsklinik für Kinder- und Jugendpsychiatrie und Psychotherapie suchen wir zum 01.04.2026 ein MITARBEITERIN/ einen MITARBEITER für das Chefarztsekretariat (m/w/d) in Teilzeit (75-80%) und zunächst befristet für 2 Jahre. Es besteht unter Umständen die Möglichkeit, die Teilzeitstelle auf eine Vollzeitstelle zu erhöhen.

IHRE AUFGABEN

• Sie sind verantwortlich für die professionelle Organisation und Führung des Chefarztsekretariats.
• Sie übernehmen die Termin- und Kalenderverwaltung, sowie die Koordination interner und externer Termine.
• Sie kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen, sowie die Verwaltung und Ablage vertraulicher Dokumente und Aktenführung.
• Sie erstellen und bearbeiten Korrespondenzen (E-Mails, Briefe, Protokolle).
• Sie sind Ansprechpartnerin/Ansprechpartner (m/w/d) für interne und externe Anfragen, zum Teil auch in sensiblen Situationen.
• Sie kümmern sich um die digitale Bearbeitung von Bewerbungen und Personalvorgängen sowie die Administration der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden.
• Sie unterstützen im administrativen Klinikbetrieb (z. B. Personalangelegenheiten, Qualitätsmanagement, Projektorganisation) und wirken an der strukturellen Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse mit.

IHR PROFIL

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen bzw. medizinisch-administrativen Bereich, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Medizinische Fachangestellte/ Medizinischer Fachangestellter, Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter (m/w/d).
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder Assistenzbereich mit, idealerweise im Gesundheitswesen.
• Sie gehen souverän und mit hoher Diskretion mit vertraulichen Informationen um.
• Sie haben eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit.
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit MS Office und klinikspezifischer Software.
• Sie besitzen eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise und hohes Organisationsgeschick.
• Sie zeichnen sich durch ein freundliches Auftreten, Belastbarkeit und Teamfähigkeit aus.

IHRE VORTEILE

• In einem multiprofessionellen Team erfahren Sie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in einer kollegialen und wertschätzenden Arbeitsatmosphäre.
• Im Zuge einer qualifizierten Einarbeitung unterstützt das gesamte Team - natürlich wird jede neue Kollegin und jeder neue Kollege durch feste Ansprechpartnerinnen und -partner begleitet.
• Als diakonisches Unternehmen ist es für uns ein Selbstverständnis, lebensphasenorientierte Pläne durch flexible und zuverlässige Arbeitszeitmodelle zu unterstützen.