Back-Office & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) · Nachfolge · Homeoffice · 10-15 Std./Woche

Stellenbeschreibung

Die Rolle

Mova Consult ist ein kleines, spezialisiertes Beratungsunternehmen für Projektmanagement und Interim Management. Als zentrale Schnittstelle verantwortest du das Back-Office. Da der Geschäftsführer meist beim Kunden ist, arbeitest du weitgehend eigenständig. Das ist keine klassische Assistenz, sondern eine operative Schlüsselposition.

Deine Aufgaben

• Organisation: Du organisierst das Back-Office, unterstützt den Geschäftsführer und koordinierst Termine und Reisen.
• Kommunikation: Du kommunizierst per E-Mail, Telefon und Video mit Kunden, Lieferanten, Freelancern, Banken und dem Steuerberater.
• Finanzen: Du stimmst dich mit dem Steuerberater ab (monatliche Buchführung, Jahresabschluss), prüfst die KI-Ergebnisse zu Rechnungen, Zahlungslauf, Buchhaltung und Mietzahlungen und kümmerst dich um die Immobilien-Verwaltung.
• KI: Du nutzt Automationen in Claude und weiteren KI-Tools und entwickelst sie weiter.
• Gelegentlich: Du erstellst Angebote, suchst und boardest Freelancer, leitest interne Projekte (z. B. Website, Wechsel von Service-Anbietern) und betreust das digitale Marketing.

Dein Profil

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Back-Office oder in der Assistenz der Geschäftsführung.
• Du kennst das internationale Umfeld aus der Zusammenarbeit mit Konzernen, Kunden und Freelancern und kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.
• Du arbeitest strukturiert und selbständig, behältst bei vielen parallelen Themen den Überblick und findest pragmatische Lösungen.
• Du trittst verbindlich auf und bist sicher im Umgang mit gängigen Software-Tools (MS-Office, E-Mail, Kalender, Buchhaltungs- und Cloud-Tools).
• Du setzt KI-Assistenten im Arbeitsalltag ein und automatisierst damit Abläufe.

Wir bieten

• Eine eigenverantwortliche Schlüsselrolle mit viel Gestaltungsspielraum und kurzen Entscheidungswegen
• Homeoffice, flexible Arbeitszeiten (teilweise nach Bedarf) und Sabbat-Monate in Absprache
• Eine moderne und KI-gestützte Arbeitsweise

Interesse? Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf per Mail an:
gabriele.oswald@movaconsult.de. Solltest du noch Fragen haben, melde dich gerne unter: 0151 614 77 112

Mova Consult GmbH
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Website: www.movaconsult.de